Il portale Chroma Manager si alimenta a prenotazioni.
Questo vuol dire che il gestore dovrà occuparsi solamente di inserire i prezzi delle camere (ovvero il solo prezzo Standard ed eventuali percentuali di sconto per le offerte speciali, mentre gli altri prezzi vengono calcolati in automatico), ed inserire manualmente la prenotazione se telefonica o tramite altro mezzo diverso dal portale, in cui non è il cliente stesso ad inserirla (come ad esempio le prenotazioni che provengono dalle OTA, ma nelle prossime release verrà coperto automaticamente anche questo caso).
Le disponibilità verranno calcolate automaticamente in base alle camere effettive in vendita e quelle vendute.
Ad ogni prenotazione viene assegnata automaticamente la prima camera disponibile del tipo selezionato. Ad esempio, se si prenota una camera doppia, e la camera "Ruby" (che è singola, doppia e tripla) è libera, verrà assegnata quella. Entrando in Modifica prenotazione sarà possibile assegnare un'altra delle camere disponibili al momento: nella lista delle camere della prenotazione, per ognuna di queste sarà presente il nome della camera assegnata.
In questo modo verrà ridotto al minimo il lavoro del gestore, che non dovrà più preoccuparsi di entrare ogni volta nel piano tariffario, cercare il giorno e la camera specifica, ed andarne a scalare le disponibilità, ma soprattutto dover ricordarsi di andarla a rialzare in caso di cancellazione della prenotazione (altrimenti ci si troverebbe con una camera in meno disponibile). In questo caso infatti, quando la prenotazione viene cancellata dal portale, il sistema ricalcolerà automaticamente le disponibilità e la camera ritornerà di nuovo disponibile e vendibile.